仕事の計画を立てるときのながれ｜「5W1H」を利用してスムーズに計画を立てる！！

良い仕事をするには、より良い計画を立てることが重要です。

ただ、計画を立てることは慣れていないとなかなか難しく、中途半端なものになってしまいがちです。

今回は、仕事の計画を立てるながれや「5W1H」について簡単に説明していきます。

良い仕事のためのより良い計画とは？

仕事はその目的や手段をよく考え、手配と段取りをしっかりすることが重要です。

具体的に説明すると、

といった感じになり、このすべてのながれを行うことが「仕事の計画を立てる」ということになります。

仕事の計画はやみくもに立てたとしてもなかなかうまく立てることができないので、そのような場合には「5W1H」を使用すると仕事の内容を理解しやすく、計画を立てやすくなります。

5W1Hとは「What（何を）・Why（なぜ）・When（いつ）・Where（どこで）・Who（だれ）・How（どのように）」の6つの要素をまとめたものです。

5W1H	具体例
What（何を）	・成し遂げるために必要な行動は何か？ ・この仕事に関連した自分の役割は何か？ ・この仕事の質・量での要求度は何か？
Why（なぜ）	・この仕事はなぜ必要か？ ・順序はなぜ必要か？ ・この仕事は本当に必要な仕事か？
When（いつ）	・期限を守るためにいつから取り掛かるべきか？ ・各工程の必要時間は？ ・各工程の標準必要時間は？
Where（どこで）	・スムーズに進めるためにどこで行うか？ ・どの設備・機器が利用できるか？
Who（だれ）	・誰がするのか？ ・誰が必要な技能・技術を持っているのか？
How（どのように）	・円滑に遂行するためのどのように行えば良いか？

仕事の計画を立てるながれ

仕事の計画を立てるときには以下のながれで行うとスムーズに進みます。

① 目的・内容を理解する

与えられた仕事には目的があります。

その目的を理解することで、仕事の内容についてさらに理解を深めることができます。

内容への理解がないと、どのような仕事を行っても考えて行動しないのでただの”作業”になってしまいます。

② 仕事を工程ごとに分割する

仕事をむやみに進めてしまうと、大雑把になってしまいミスが増えます。

このミスを無くすために、仕事の中身を確認しいくつかの工程に分割することが大切です。

仕事を分割することで全体像を把握することができます。

自分が行う仕事を細分化することで、自分だけでなく他のスタッフもどのような業務を行っているのかを把握しやすくなります。このことが、より良い連携やサポートに繋がっていきます。

③ 各工程の課題・対応策を考える

仕事を分割したあとは、それぞれの工程の課題と対応策を考えます。

このことによって、各工程にかかる時間・必要な物品、場所・人員などの把握ができます。

対応策を思いつかない場合や自分の権限以上のものが必要なときには、リーダーに相談します。一人で考えてどうしようもないときには周りを頼ることが大切です。

④ 各工程の順番を決める

各工程の課題や対応策を考えたあとは、どの工程から取り掛かるかの順番を決めます。

このとき、準備に時間がかかるものは自然に後回しになり、その工程の結果を他のスタッフが待っている場合には急ぎで行うなど、各工程の中身を考えた上での順番になるはずです。

この順番をスムーズに決めることができるかは、いかに「③ 各工程の課題・対応策を考える」において各工程の中身を把握できているかによります。

適当に順番を決めてしまうと、あとで行っている業務が滞ったり他のスタッフに迷惑をかけてしまうことになります。

自分の行った仕事の結果を他のスタッフが利用する可能性があるときには、それに合わせて優先順位を考えることも大切です。そのことが他のスタッフとのより良い連携に繋がります。とくにリーダーにあたる方は他の部署との連携も考える必要があります。

⑤ 各工程に必要なものを手配しておく

自分で決めた順番で各工程を進めていきますが、あとで行う工程であっても必要な物品、場所・人員などがある場合にはあらかじめ手配をしておきます。

手配には時間がかかるものもあります。自分本位な考えで「すぐに準備ができるだろう」と甘い考えをしていると大きな失敗をしてしまうことになります。

⑥ 進捗状況のチェック＆日程調整を行う

計画に合わせて仕事を開始したあとは、その仕事が終了するまで突き進むのではなく、一定期間ごとに進捗状況をチェックし、必要な場合には日程調整を行うことが大切です。

自分だけで考えるのではなく、不安に思うことやトラブルが起きたときにはリーダーに相談しより良い解決策を模索します。

仕事の計画を立てるときのながれ｜まとめ

仕事を行う上で、すべての業務に細かい計画を立てる必要があるかというとそうではなく、事後報告の形で進んだ方が良い結果を生む場合もあります。

ですが、そのようなことはまれであり、基本的にどのような仕事においても「計画」を立てて業務を遂行していくことで良い結果を生み出すことができます。

仕事の計画を立てることには、起こるべきリスクへの対処や無駄な作業の削除、複数のスタッフで取り掛かる場合には作業工程の統一性と連携の取りやすさなど多くのメリットがあります。

計画を立てることに慣れないうちは「5W1H」を確認しながら、きちんとした計画を立てる練習をしましょう。