職場での「意見」の取りまとめ方のポイントとは？

組織のスタッフはただ業務をこなすだけではなく、業務を進める上で様々な意見を持ちます。

その意見をすべて採用するわけにはいきませんが、うまく取りまとめ採用していくことで業務効率をアップすることが可能になります。

また、それによって予想以上の業績を上げることもあります。

ただ、これらの意見を取りまとめるリーダーは主観的にならないように客観的に物事を考え、意見を取りまとめることが重要です。

今回は職場においての意見のとりまとめ方についてまとめていきます。

職場で出る「意見」について

人は行動の中で、ときに疑問を持ち、何かしらの”意見”を持ちます。

そして、それらの意見は、自らが計画を立てて行動しているとき以上に、誰かに指示された行動の中で強く現れるものです。

”意見”には2種類ある

職場での業務に対して生じる意見には2種類あります。

それは、行っている業務に対して前向きに考える「肯定的な意見」と行っている業務自体のあり方を考える「否定的な意見」です。

人間は機械と異なり感情を持つ生き物なので、それぞれの価値観や業務に対するスキルも違います。そのため、共同で何かをするときや業務を行うときには、個人個人で意見が異なることは当然です。

”意見”は何かが変わるきっかけになる

業務に対して出た意見の中には、行っている業務の効率アップに繋がるものが含まれている可能性があります。

そのため、出た意見を放置しておくことはもったいないことです。

良い意見の見逃しを防ぐためには、定期的に会議や話し合いの場を設け意見交換をすることが大切で、多くの意見の中から新しいプランを考え、現状を変化させ、前に進めていくことがとても重要になります。

また、意見交換は職員同士のコミュニケーションの充実を図ることができ、職場の良い関係性を構築することもできます。

ただ、ここで注意が必要なのは会議や話し合いの場において、役職や年齢、性別などを理由に圧力やえこひいきなどが起こらないようにすることです。

会議や話し合いの場がそのような状態であると、一部の職員の偏った意見だけで物事が決定してしまうことに繋がります。

良い意見交換には意見交換しやすい雰囲気づくりが大切になります。

”意見”の取りまとめ方

会議や話し合いの場でより良い意見交換が行われると、様々な意見を収集することができ、業務を多角的な視点で見ることができます。

”意見”は主観的ではなく客観的にまとめる

収集した意見は、取り入れる意見や参考にする意見などをまとめていく必要がありますが、そのときのまとめ方は「主観的」ではなく「客観的」に見て考える必要があります。

”客観的に見る”とは、自分の価値観や考え方を抜きにして、一歩引いた立場、外側から視野を広くして見るということです。

それは、自らが提案した意見に対しても同様です。

実際には、自分が提案した意見に対して最も「主観的なもの」になりやすく、注意しないと自分本位な意見になるように他の意見もまとめていってしまいます。

集まった意見を”客観的に見る”ことは難しく、この”客観的に見る”という意見の取りまとめ方ができる人ほど、周囲を一歩引いた目で見て平等に物事を考えることができる人になります。

意見の取りまとめ方にはいろいろな形があります。

理想的な意見の取りまとめ方

意見①、意見②、意見③、意見④をまとめるとき、

意見① + 意見② + 意見③ + 意見④ ⇨ 4つの意見を加味した内容

というふうに、それぞれの意見を平等に取り入れる形でまとめることが理想です。

この取りまとめ方では、多くの意見を平等に取り入れることができますが、出された意見が多いとまとめきれないことがあります。

リーダーが主観的にしか物事を見ないと…

意見①（リーダーの意見）、意見②、意見③、意見④をまとめるとき、

意見① + 意見② + 意見③ + 意見④ ⇨ 意見①を中心とした内容

というふうに、リーダーの意見を尊重した偏った意見の取りまとめ方になります。

リーダーが平等性を欠いていると…

意見①（リーダーの意見）、意見②（リーダーと仲の良い職員）、意見③、意見④をまとめるとき、

意見① + 意見② + 意見③ + 意見④ ⇨ 意見①と意見②を中心とした内容

というふうに、リーダーやリーダーと仲の良い職員の意見を尊重した偏った意見の取りまとめ方になります。

意見を取りまとめるときには、関わるリーダーの能力が大きく関わってくることが分かります。リーダーが自分本位な状態で意見を取りまとめていたり、不平等な状態で一部の意見しか取りまとめなかったりしていると、いづれ職員は意見を出すことをやめてしまいます。

職場での”意見”の取りまとめ方｜まとめ

意見交換を行い、その意見の中から新しいものを作り出していくことは、職場の活性化にも繋がるとても重要なことです。

ただ、その意見交換の場は一部の職員のみが発言しやすいものではなく、さまざまな立場の職員が発言しやすいものでなければいけません。

役職や年齢、職種などによって意見の取り扱われ方が異なるのであれば、良い意見も取り扱われなくなってしまう可能性があります。

より良い意見交換からより良い意見の取りまとめを行っていきましょう。