「報連相」の目的とは？｜職場における報告・連絡・相談の重要性

社会人であれば多くの人が一度は聞いたことがある「報連相（ホウレンソウ）」。

この報連相は、「報」が”報告”、「連」が”連絡”、「相」が”相談”を表しています。

職場内において報連相はできていて当たり前と言われますが、人間関係が悪い場合やコミュニケーションが不足している場合にはできていないことも多いです。

そのような職場では「報告・連絡・相談をやっているつもり」ということが多く、スタッフの意識改革や基礎的な教育を行う必要があります。

逆に、報連相がうまく行えている職場においては、職場内のコミュニケーションがスムーズに取れることにより、業務もバランスよく調整でき組織が活性化します。

今回は、報連相の目的や重要性についてまとめていきます。

報連相とは？

報連相とは、報告・連絡・相談の3つを表した言葉です。

報連相（報告・連絡・相談）の目的は、職場内のコミュニケーションをスムーズに取ることにより業務の円滑化や活性化を図ることです。

そのため、職場内において報連相ができる体制をきちんと構築できるかが職場における課題にになります。

また、会社全体で見据えている目標を効率よく達成するために報連相は必須なこととも言えます。

職場における報連相とは？

報連相の体制がきちんとできている状態は、各個人で考えて行動することも大切です。

ただ、職場内でどのようなことを方法で行うのかの取り決めをしておくことも大切です。

自分が報連相ができていると思っていても、周りのスタッフから足りていないと思われているのならば、より良い方法に改善する必要があります。

とくに上司と部下の報連相に対しての認識がずれているとトラブルの原因になってしまいます。

そのため、入職時や新しくプロジェクトを立ち上げたときにはきちんと報連相について確認しておくことが必要です。

報告（部下→上司）

報告は”目下の者”から”目上の者”に対して行う伝達行為のことです。つまり、部下から上司に対して業務の途中経過や結果を伝えることが”報告”ということになります。報告の内容は部下が自分で線引きして上司に対して行うのではなく、些細なことでも行うことが基本です。

「指示を受けなかったから報告をしなかった」など、理由をつけて報告をしない部下がいますが、報告が必要だったかどうかを判断するのは上司であって部下でないことを理解する必要があります。

連絡（上司→部下・同僚→同僚）

連絡は”目上の者”から”目下の者”、または”対等な者”同士が行う伝達行為のことです。つまり、上司から部下に対して行う業務の伝達や、同僚同士で行う業務の伝達が”連絡”ということになります。連絡は個人の判断で情報を遮断するのではなく、相手がその情報を必要かどうかを確認しつつ行っていくことが理想的です。

スタッフ間での情報のやり取りがうまくできていれば、業務の効率化を進めることができます。

相談（上司、部下に関わらず）

相談は”目下の者”から”目上の者”に行うものと考えがちですが、実際には”目上の者”から”目下の者”へ行うこともあります。上司や部下といった役職に関わらず、困ったことがあれば行うことが相談になります。

誰にでも相談しやすい職場の環境はスタッフにとって居心地が良いです。

報連相によるメリット・デメリット

報連相ができているかできていないかの良し悪しで、その職場の業務効率は大きく変化しますが、具体的にどのようなことを理由に業務効率が変化するのかをメリット・デメリットを挙げてみました。

報連相ができていることでのメリット

①スタッフのコミュニケーションが密になる

報連相がうまくできているということは、スタッフ同士のコミュニケーションも密に取れているということです。上司と部下、部下同士といったタテ・ヨコの繋がりがしっかり取れていることで、円滑に業務を進めることができます。

②業務の連携をうまく取ることができる

スタッフ間のコミュニケーションが密に取れているので、お互いの業務の進捗を確認でき、関わりのある業務に関しては連携をうまく取りながら進めることができます。

③スタッフ間でサポートし合える

スタッフ間の業務の連携がうまくいくことで、業務で困ったことあったりトラブルがあったりしても、すぐにサポートし合うことができます。

④トラブルへの対応が迅速にできる

スタッフ間でのサポート体制が取れていることによって、一人の視点で物事を考えるのではなく、複数人の視点で物事を考えることができます。それによって、危険察知能力が高まりトラブルへの対応も迅速にすることができます。

⑤人間関係が良好になる

報連相がうまくできており、スタッフ間の連携が取れていることで、お互いの考えを理解し合うことができます。それによって、職場内の人間関係が良好になっていきます。

報連相ができていないことでのデメリット

①スタッフのコミュニケーションがなくなる

報連相がうまくできていないので、スタッフ同士のコミュニケーションも取れていない状態になります。上司と部下、部下同士といったタテ・ヨコの繋がりもなく、それぞれが自分の業務だけを進める状態になってしまいます。

②業務の連携が取れない

スタッフ間の繋がりがないので業務の連携も取ることができません。似たような業務を別々のスタッフがそれぞれ行うこともあり、業務効率が低下することになります。

③トラブルへの対応が遅れる

スタッフ間での連携が取れていないので、トラブルが起きそうなときにも気づくことができない状況が増えてしまいます。そのため、小さなトラブルでも対応が遅れ、大きなトラブルに発展してしまうことあります。

④人間関係が悪化する

お互いが何の業務を行っているのか見えないことで不平不満が増えていきます。そのため、人間関係も悪化し、職員間のトラブルも増加します。

報連相のポイント

報連相を行うときにはいくつかポイントがありますので、そのポイントに注意しながら行うようにしましょう。

① 相手の状況を確認して報連相を行う

報連相を行うことは重要なことではありますが、相手の状況を考えずに一方的に行うものではありません。

例えば、上司が忙しくしているところに足を運び、いきなり業務報告をすることは良いことではなく、上司が業務報告を聞ける状態なのかを確認してから、報告に足を運ぶことが当たり前です。

逆に、上司は部下が報告・連絡・相談を行いやすい環境を整えることも重要になります。

② 自分の感情を入れて報連相をしない

報連相は事実だけの情報で行うことが重要です。

自分の感情を入れてしまうと、偏った情報になってしまう可能性があります。

「自分が思うには…」「噂によると…」などの言い方は避けましょう。

また、自分の都合で報告・連絡・相談をする相手を選ぶこともしてはいけません。

③ 報連相はスピーディーに行う

報連相をするときにはスピードが大切です。

相手の状況を踏まえて報連相を行うことは大切ですが、報告・連絡・相談を行うスピードも大切です。

報連相は情報の共有でもあるので早いに越したことはありません。

報連相の目的｜まとめ

職場内における上司・部下・同僚などのタテとヨコの繋がり、情報の流れを良くするために、報告・連絡・相談を徹底させることは大切なことです。

職場内の報連相がスムーズに行われるように改善し、スムーズな業務遂行、組織の活性化を図っていきましょう。