組織を管理しスムーズに業務を遂行するための7つのポイントとは？

組織のリーダーは、その組織を管理し、組織に掲げられた目標に対して望まれた成果をあげる必要があります。

そのため、リーダーが組織をうまく管理できなかった場合には、目標を達成できなかったり、目標達成の期限に間に合わなかったりするなど様々な不具合が生じる可能性があります。

そのようなことにならないように、リーダーが組織をきちんと管理することはとても重要な業務ということになります。

組織を管理するにはいくつかのポイントがあり、このポイントをおさえることでスムーズに管理することができます。

今回は、組織を管理しスムーズに業務を遂行するための7つのポイントについてまとめていきます。

組織を管理するための7つのポイント

組織の管理はただ闇雲にするのではなく、いくつか抑えておきたいポイントがあります。

リーダーはこれらのポイントを理解し取り組むことで組織をスムーズに管理することができます。

① 自分が管理できる人数には限界があることを知る

業務の目標達成にはチームを組んで取り掛かることが基本です。

リーダーはチーム内の部下に対して、業務についての「評価・助言・指導」を行う必要があります。

そして、これが不十分であると効果的に成果をあげることができなくなる可能性があります。

また、与える業務が複雑になるほど「評価・助言・指導」の必要性は増し、そのことに時間が取られることになります。

そのため、リーダー自身、自分が管理できる人数に限界があることを知っておくことが重要です。

リーダーの能力により管理できる人数に差はありますが、効率的に業務を遂行するためには多くても5～8人程度のチームで業務を進めることが理想的です。

② 部下に仕事を任せる

リーダーは業務を進める中で部下に仕事を任せる必要があります。

そして、任せた仕事については、部下の意見を尊重し部下の力が最大限に発揮されるようにサポートしなければなりません。

その上で、任せた仕事の責任は上司が負います。

リーダーが部下よりも業務のスキルが高いのは当たり前ですが、だからといって常にリーダー自らがすべての業務を行っていては部下は育ちません。

部下に仕事を任す場合にはただ自由に与えた仕事をさせるのではなく、「評価・助言・指導」を行い、より良い方向に導きながら仕事を任せていきます。

業務を与えるだけではなく「部下に仕事を任せ、考えさせ、それを評価し、助言し、指導する」、そのことを繰り返すことで部下の成長を促すことができ、その後の業務効率の向上にも繋がります。

③ 部下に対する責任と権限は一人の上司だけが持つ

チーム内の部下は基本的に一人のリーダーから「指示・命令」を受けるようにします。

その理由は部下が複数の上司から指示・命令を受けてしまうと、その中身に相違があった場合に混乱し業務に支障が出てしまうからです。

そのため、もし複数のリーダーから指示・命令を受けることがある場合には、そのリーダーの中心となる者を先に決めておく必要があります。

その場合には部下のミスの責任をリーダーの中心になる者が持つことになります。

④ 目標を明確にする

仕事をする場合には”最終的な目標”を明確にしておくことが大切です。

そのことで、リーダーからの指示・命令に対して部下もゴールを意識しながら業務を行うことができます。

リーダーと部下で目標やゴールを共有していないと、部下は行っている業務に対してモチベーションが上がらずやる気も落ちていきます。

命令の出し方としては「得意な業務をさせ長所を伸ばすことを目的」としたものと、「あえて苦手な業務をさせ短所を克服することを目的」としたものがあります。リーダーは部下に業務を与え、その中で部下の能力を引き出し育てることも考えなければなりません。

⑤ コミュニケーションは開放的にする

リーダーはチームの雰囲気づくりも重要な役割になります。

部下が働きやすく、また多くの意見が出やすい環境をつくることが大切です。

「多くの意見」が飛び交う職場では新しいアイデアが生まれやすい環境にあります。

リーダーがつくるべき環境とは”ときには厳しく、ときには緩やかに”です。

常に厳しい環境で仕事をさせると部下は窮屈になりストレスを感じてしまいます。

それとは逆に、緩やかな環境で仕事をさせると部下は手抜きを覚えてしまいます。

そのため、ほどよいメリハリが重要になります。

⑥ 部下との信頼関係を構築する

チームで業務を行うときには部下との信頼関係の構築が重要です。

部下がリーダーを信頼していないと、どれだけリーダーが指示・命令してもに部下は素直に従うこともありません。

まして「評価・助言・指導」などをしても部下の心に響くわけがありません。

人は立場が上の人の言葉だから聞くのではなく、自分が信頼している人からの言葉だから動こうと思うものです。

信頼関係を築けている部下は「自らの意思」で100％の業務を行いますが、信頼関係を築けていない部下は「やらされ感」で60％の業務しか行いません。

⑦ 部下の参画の範囲を広げる

部下は多くの「意見」を持ち業務を行っています。

そして、それらの意見をくみ取ることが業務の効率化や新しい企画の立案に繋がります。

そのため、リーダーはチーム全体の意見を聞き、取り入れていくことが重要な役割になります。

チーム内の各個人の「意見」を取り入れることにより、部下は自分が業務に対し参画していることをさらに感じることができます。

やみくもにすべての意見を取り上げることは業務に支障がでる場合があるので、意見のとりまとめには注意が必要です。

組織を管理しスムーズに業務を遂行するための7つのポイント｜まとめ

リーダーはただ目標に向かって業務を遂行するだけではなく、その目標を部下に伝え、目標達成に進んでいかなければいけません。

そのためには、まとめるべき組織やグループをスムーズに管理することが重要です。

今回まとめた7つのポイントを活用してより良い組織をつくっていきましょう。